Gestionale Ferie: dal vecchio foglio excel all’app MyNet
La richiesta delle ferie: chi decide? Le ferie sono un diritto irrinunciabile dei lavoratori. Un’ampia storia giurisprudenziale ha infatt...
Quali funzionalità non possono mancare nell’App per la GDO?
- Timbratore: per annullare i costi della rivelazione delle presenze presso i vari punti vendita.
- Chat: per creare gruppi di conversazione che tengono conto di progetti in corso, ruoli del personale, collocazione geografica, etc.
- Eventi e formazione: per incentivare la formazione del personale dei vari punti vendita offrendo un’alternativa alla formazione in presenza.
Esempi d'uso del Modulo
Bacheca
- Condividere news aziendali con gruppi di utenti predefiniti a seconda delle necessità (per ruolo, punto vendita, d’appartenenza, turni di lavoro, reparto dello store, etc)
- Comunicare a tutte le persone in azienda le novità sui prodotti, promozioni o iniziative speciali
- Pubblicare in modo semplice e veloce news d’interesse per gli utenti tramite contenuti multimediali (immagini, video e documenti), sostituendo newsletter, circolari o bacheche fisiche
- Veicolare contenuti informativi a tutti gli utenti o a gruppi mirati offrendo contenuti in base al loro interesse
- Agevolare la condivisione su canali social degli utenti dei post che l’organizzazione desidera rendere noti anche all’esterno, creando degli ambassador interni
- Favorire il senso di appartenenza ed ingaggiare le persone favorendo l’interazione tra di loro e con l’azienda
- Incentivare la lettura di comunicazioni rilevanti attraverso l’invio di notifiche push, avendo una comunicazione mirata in base a ruoli, zone o progetti
- Presentare le news di settore e quelle aziendali, il nuovo piano welfare, nuovi processi aziendali e spiegare le cose più complesse
- Offrire ai dipendenti un internet mobile capace di raggiungere tutto il personale, anche quello in movimento e fuori sede
- Suddividere le varie comunicazioni con il sistema di filtri per agevolare la fruizione dei contenuti per gli utenti
- Sviluppare contenuti comunicativi per veicolare esperienze e storie di valore,festeggiare compleanni o pensionamenti o dare il benvenuto ai neo assunti
- Condividere i risultati aziendali, le opportunità di lavoro interne e le attività per ingaggiare maggiormente le persone
- Dismissione di tutte le bacheche fisiche in azienda e introduzione di una intranet mobile che arriva a tutti anche chi non lavora davanti a un pc
- Uniformità di comunicazione con certezza di arrivo all’utente e aumento delle performance della comunicazione interna
Esempi d'uso del Modulo
Armadietto
- Veicolare al personale, a seconda del ruolo, gli obiettivi di reparto, le informazioni sui nuovi prodotti e sulle prossime promozioni
- Condividere con tutta la rete i listini e le informazioni sui prodotti e le promozioni aggiornate
- Permette al manager di avere la conferma della presa visione dei documenti, farli firmare con valenza legale o per presa visione
- Archiviare e rendere facilmente consultabili i documenti aziendali come: buste paga, codice etico aziendale, procedure interne, privacy o sicurezza, policy o attestati formativi
- Mettere a disposizione degli utenti moduli compilabili in App attraverso i quali ricevere informazioni, segnalazioni, report, richieste di ogni genere
- Rendere disponibili al personale dei moduli compilabili direttamente dall’App da impiegare come rapportino di lavoro giornaliero digitale comprensivo di video o foto allegati
- Possibilità di sollecitare la presa visione richiedendo agli utenti di confermare la lettura e/o richiedendo la firma elettronica tramite notifiche push
- Veicolare documenti gestiti da software esterni tramite API esposte; MyNet recupera e diffonde la documentazione, consente di apporre la firma elettronica, e comunica le modifiche al software d’origine
- Segmentare gli accessi ai documenti a seconda dei ruoli e garantire la consultazione del materiale da ovunque, dall’App o da desktop
- Condividere le buste paga con i singoli attraverso un singolo invio massivo
- Condividere i piani di lavoro organizzati per team
- Creare file zip e distribuirli a tutti con un click, come l’esempio delle buste paga, integrazione con altri gestionali e automatismo consegna documenti
- Mettere a disposizione tutta la modulistica da compilare in un unico luogo e invio della stessa al referente di quel modulo eliminando completamente l’uso delle mail
Esempi d'uso del Modulo
Chat
- Creare chat di sola lettura associate al punto vendita per comunicare le relative novità
- Gestire l’iterazione tra azienda e dipendenti con un unico strumento GDPR Friendly
- Semplificare lo scambio di informazioni e comunicazioni tra i responsabili dei vari punti vendita e tra loro e l’azienda
- Veicolare promozioni e obiettivi con le persone giuste a seconda dei ruoli e della distribuzione tra punti vendita e reparti
- Sistema di messaggistica aziendale che garantisce all’organizzazione rispetto della privacy e proprietà del dato
- Creazione di gruppi di discussione suddivisi ad esempio per argomento, ruolo, sede o progetto.
- Messaggistica interna che garantisce una comunicazione alternativa alle mail per limitare il numero in ingresso e in uscita
- Facilità d’uso e grafica simile a quella delle più comuni app di messaggistica
- Notifiche push che segnalano la presenza di nuovi messaggi agli utenti su uno strumento aziendale e non personale
- L’azienda crea gruppi aperti o broadcast (di sola lettura), e l’utente se necessario può richiedere la creazione di una nuova chat
- Invio di messaggi multimediali con audio, video, immagini, presentazioni e altri formati
- Utile a definire una comunicazione diretta tra l’organizzazione e la propria community interna e non.
- Favorire la comunicazione tra le persone dello stesso ruolo attraverso la creazione di chat per gruppo d’interesse
- Integrabile a teams, offrendo al manager la possibilità di interagire con i colleghi che non lavorano al PC
- Creazione di chat broadcast per aggiornare figure commerciali in modo semplice ed efficace, creazione di gruppi per persone di pari ruolo per stimolare la condivisione di esperienze e aumentare le performace di tutti
Esempi d'uso del Modulo
Timbratore
- Risparmiare sull’installazione dei sistemi di timbratura
- Agevolare la timbratura dei dipendenti che si spostano tra i diversi punti vendita
- Associare notifiche push ai turni di lavoro per ricordare la timbratura del personale.
- Identificare univocamente il luogo di timbratura per specifico punto vendita, reparto dello store o spazio aziendale assegnato all’utente
- Favorire una più semplice gestione della sicurezza conoscendo in tempo reale la distribuzione delle persone nelle sedi e nei reparti
- Conoscere le timbrature dei commerciali in visita e dei fornitori nei vari punti vendita
- Offrire agli utenti tre diverse tipologie di timbratura: QR code geolocalizzato, GPS per timbratura in mobilità o timbratura da PC
- Creazione dal Back Office di infiniti QR code da associare univocamente a specifici luoghi attraverso i parametri di geolocalizzazione
- Timbratura QR Code geolocalizzato: possibilità di integrare un ulteriore controllo di prossimità tramite l’utilizzo di Beacon
- Offrire al referente della sicurezza un overview delle persone presenti in un determinato momento e spazio aziendale
- Offrire ai manager la possibilità di gestire delle tolleranze personalizzate su timbrature in ingresso/uscita
- Favorire una veloce gestione e risoluzione delle anomalie in automatico e in tempo reale direttamente in App
- Gestire la rilevazione presenze anche in smart working tramite il QR code
- Alimentare il CRM integrando i dati delle visite cliente grazie alle Timbrature GPS per le figure sales
- Possibilità di integrazione con software HR e payroll tramite API, tracciati o file xls/csv
- Storico timbrature disponibile in App per ogni dipendente (facoltativo)
- Integrazione ottimale con il Modulo Ticket HR per la gestione automatica delle anomalie di fine mese
- Associare un Qr code a una commessa o cantiere per gestire il time tracking integrando i dati negli ERP produttivi
- Integrazione del modulo su CRM per agevolare il report delle figure dedicate alle vendite
- Sostituzione di tutti i sistemi di timbratura fisica eliminando i costi di gestione e manutenzione non necessari su MyNet
Esempi d'uso del Modulo
Ticket HR
- Coinvolgere nel processo di validazione delle richieste di permesso fino a tre responsabili di grado diverso (ad esempio, capo reparto PV, responsabile del PV, responsabile HR dell’azienda)
- Tenere traccia in app dello storico di tutte le richieste gestite e quelle in sospeso.
- Collegare e integrare il modulo al gestionale payroll aziendale in uso
- Gestire qualsiasi workflow approvativo come ferie, permessi, smart working , acquisti o trasferte
- Garantire al responsabile approvatore una comunicazione diretta con il dipendente grazie all’apertura della chat automatica associata alla richiesta
- Visualizzare le richieste presentate dal personale in un unico calendario visuale suddiviso per team
- Capacità del sistema di gestire l’approvazione su 3 livelli autorizzativi e con logiche multi utente per livello
- Notifiche push automatiche in App per permettere al dipendente e ai manager di seguire l’iter approvativo
- Possibilità di integrazione con software HR tramite API, tracciati o files xls/csv
- Gestione delle anomalie di fine mese in tempo reale con un sistema di notifiche nel Back Office per il manager (se in uso con timbratore)
- Storico delle richieste chiuse e quelle in attesa sempre disponibile per gli utenti in App
- 21 tipologie di permessi da attivare/disattivare in forma personalizzata e rendere disponibili in App al personale
- Offrire agli utenti un luogo unico dove chiedere l’approvazioni di qualsiasi cosa in modo semplice e trasparente sia per utente che per manager
- Integrare il modulo con semplicità grazie ai tracciati dinamici a qualsiasi software HR
Esempi d'uso del Modulo
Eventi e formazione
- Organizzare e rendere sempre consultabile la lista dei corsi di formazione (Accoglienza, esposizione prodotti, promozione ecc.)
- Pianificare la formazione interna associata alla vendita di nuovi prodotti, nuove offerte, alla comunicazione, etc.
- Pianificare seminari, meeting e corsi formativi obbligatori, facoltativi o che si attivano al raggiungimento di un numero minimo di iscritti
- Permette di gestire la formazione obbligatoria e non sia essa in aula o integrandosi con la piattaforma LMS (e – learning) o di performance management
- Permette di ricordare a manager e utente la scadenza della validità di un attestato formativo per gestirne il rinnovo
- Permettere agli utenti di confermare la partecipazione ai corsi e tracciarne la presenza direttamente dall’App
- Offrire contenuti formativi interni sempre a disposizione in app su prodotti, metodi di lavoro, attività lavorative
- Pianificazione di eventi e corsi formativi con varie informazioni: titolo evento, descrizione, data, docente o referente, luogo, allegati e molto altro
- Permettere alla segreteria organizzativa di avere una overview delle presenze ai vari corsi o eventi
- Organizzare e rendere sempre consultabile la lista dei corsi di aggiornamento, resi visibili in base al ruolo dell’utente
- Programmare e ricevere conferma di partecipazione a visite mediche o eventi aziendali di qualsiasi tipo
- Mail riepilogativa per gli utenti in seguito alla conferma di partecipazione
- Liste di utenti iscritti agli eventi e ai corsi sempre aggiornate in tempo reale ed esportabili dal Back Office
- Collegamento a questionari di soddisfazione per ciascun corso o evento
- Offrire un’esperienza formativa innovativa e sempre a portata di mano anche nei momenti d’attesa lavorativa o personale
- Avere certezza del rinnovo delle certificazioni per la formazione obbligatoria
- Mettere sempre a disposizione degli utenti dei tutorial di aiuto nella loro vita lavorativa di ogni giorno
Esempi d'uso del Modulo
Link aziendali
- Uso di un’App quale unico strumento aziendale a cui accedere a tutti i software in uso in azienda ( welfare, buoni pasto, ERP, CRM, Nota Spese, etc)
- Inserimento da Back Office di un numero infinito di link di collegamento a piattaforme aziendali esterne
- Possibilità di inserire, modificare ed eliminare i collegamenti in qualsiasi momento da Back Office
- Semplificazione e ottimizzazione dei tempi per accedere alle piattaforme e ai collegamenti esterni
- Salvataggio automatico delle credenziali di accesso alle piattaforme esterne (quando permesso dai siti e dalle piattaforme stesse)
- Totale uniformità dell’esperienza nelle varie piattaforme poiché i link si aprono all’interno dell’App garantendo la sensazione di utilizzare unicamente l’App aziendale
- Netto miglioramento e semplificazione della user experience dell’utente nell’utilizzo dei vari software in uso
- Agevolazione senza ostacoli dell’utilizzo di piattaforme esterne come welfare, CRM, ERP
Esempi d'uso del Modulo
Car sharing
- Inserimento autonomo da parte degli utenti delle proprie tratte da percorrere per arrivare in Azienda, tutte le tratte sono rese disponibili in App
- Tutti i dipendenti possono creare/usufruire delle tratte messe a disposizione dei colleghi
- Indicazione per singola tratta del luogo di ritrovo, orario e posti disponibili
- Contatto immediato tra utenti via email, sms o chiamata
- Modifica delle tratte sempre possibile dall’App, con conseguente attivazione e disattivazione dei singoli passaggi creati
- Significativa riduzione dei costi associati agli spostamenti
- Migliore gestione dei parcheggi aziendali
- Incentivo all’adozione di comportamenti virtuosi green e sostenibili, con riduzione emissioni di CO2
- Archivio delle tratte inserite dagli utenti con export xls
- Compliance al Mobility management aziendale previsto dal 21 maggio 2021 che prevede la nomina del mobility manager aziendale e la redazione del piano spostamenti casa-lavoro dei dipendenti.
- Riduzione dei parcheggi e dei costi di trasporto dei dipendenti
- Report di sostenibilità con saving Co2 e gestione del piano mobility aziendale
Esempi d'uso del Modulo
Sondaggi
- Veicolare questionari e domande su indicazione dei sindacati
- Avere a disposizione un canale per la richiesta feedback di ogni genere
- Facile e veloce creazione di qualsiasi tipologia di questionari composti da vero o falso, scelta multipla, domanda aperta o inserimento di una foto
- Collegare la piattaforma a software dedicate all’analisi del sentiment, performance o altro agevolando il feedback dell’utente
- Ricevere risposta ai vari questionari in modo rapido e certo, con la possibilità di sollecitare con notifiche push gli utenti in ritardo
- Creare sondaggi ad hoc da veicolare a specifici gruppi di utenti con la possibilità di raccogliere risposte in modalità anonima o esplicita
- Sondare l’interesse degli utenti rispetto all’organizzazione di nuovi corsi di formazione interna o misurare il livello di preparazione generale per strutturare il programma
- Archivio dei sondaggi compilati dagli utenti sempre disponibile in App
- Creazione automatica di tabelle analitiche associate ai sondaggi a disposizione degli amministratori
- Invio automatico di una notifica push come promemoria agli utenti a cui si rivolge il sondaggio al momento del caricamento sulla piattaforma
- Raggiungere con certezza tutti gli utenti tramite un semplice click e ricevere il feedback entro 48 ore di più del 50 % delle community in azienda
Esempi d'uso del Modulo
Onboarding
- Creazione di un flusso automatizzato di offerta al candidato tramite questionari, documenti da visionare o firmare e contenuti formativi prima della firma del contratto
- Possibilità di inviare all’utente documenti da firmare (Contratto/ Privacy policy ecc.) tramite il modulo armadietto
- Opzioni di firma con valenza legale FES/FEA
- Archiviazione dei dati anagrafici e dei documenti degli utenti, rispetto al processo di Onboarding, rendendo la consultazione agevolata per i manager
- Creazione di formulari per ogni categoria di dipendenti da assumere (es: personale di sala, amministrativi, catena di produzione, commerciali,…)
- Organizzazione dei formulari in sezioni, con domande a risposta singola, multipla, aperta o con richiesta di caricamento documentale
- Segmentazione di visibilità dei formulari in modo che i Manager/Capo Area possano compilare solo quelli inerenti al loro dipartimento
- Possibilità di monitorare in tempo reale i documenti relativi alle fasi del processo di assunzione dei candidati
- Digitalizzare i processi di assunzione anche a distanza, in modo da guadagnare tempo e semplificare gli aspetti burocratici relativi al processo Onboarding
- Integrabile con la piattaforma di recruiting e con il gestionale HR
- Gestione del piano Onboarding anche di clienti o soci, non solo dei dipendenti
- Il manager non necessita più di stampare, scansionare o caricare nessun documento ed offre al candidato un’esperienza innovativa personalizzata in base al ruolo
- Esperienza digitale per il candidato, possibilità d’utilizzo di un’app dove vi siano al suo interno video formativi, FAQ e documenti vari
Esempi d'uso del Modulo
Gestione attività
- Offre la possibilità al manager di assegnare compiti specifici ad un utente o ad un gruppo di utenti, ricevendo un report comprensivo di foto del lavoro svolto e rendicontazione della commessa
- Il manager potrà mettere a disposizione diverse tipologie di attività che l’utente potrà utilizzare (non conformità di prodotto, report post intervento tecnico o di manutenzione, feedback post incontro commerciale o formativo, etc)
- Possibilità di organizzare i clienti con anagrafiche dedicate (dati di contatto, codice identificativo, referente aziendale)
- Possibilità di assegnare compiti completamente dinamici sfruttando l’inserimento di foto dallo smartphone, la geolocalizzazione e la compilazione mobile
- Visualizzazione delle attività in App sempre disponibile per gli utenti sotto forma di elenco o di calendario
- Visualizzazione e pianificazione, per i manager, delle attività su un calendario visuale con filtro per giorno, settimana e mese e per tipologia di attività o utente
- Notifiche push agli utenti per comunicare loro una nuova attività assegnata o sollecitare una non completata
- Estrazione dati personalizzabile e combinabili per utente, team, specifico arco temporale, cliente, commessa e singola attività
- Alert via mail riservate ai manager per ricevere comunicazioni relative ad attività non portate a termine secondo la pianificazione
- Possibilità di condividere i dati derivanti dall’utilizzo di queste funzioni con altre piattaforme in uso in azienda come CRM o ERP
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