Indennità chilometrica: cos’è e come calcolare il rimborso chilometrico dei dipendenti

Indipendentemente dalle loro dimensioni, la maggior parte delle aziende si ritrova ad affrontare la questione del rimborso chilometrico per i propri dipendenti. Questa pratica d’altronde non è affatto insolita, soprattutto quando i lavoratori sono tenuti a compiere trasferte per conto dell’azienda e svolgere le proprie mansioni fuori dalla sede abituale. Quando per compiere il viaggio il dipendente utilizza la propria auto privata anziché quella aziendale, ecco che nasce il suo diritto di richiedere un rimborso per le spese sostenute.
Questo rimborso in busta paga, noto come indennità chilometrica, è parte integrante delle spese di trasferta e comprende una definizione specifica, un contesto di riferimento e metodi di calcolo precisi.
Per effettuare il calcolo del rimborso accorrono in aiuto le Tabelle ACI, che forniscono un quadro sempre aggiornato, utile ai responsabili delle risorse umane per valutare l’indennità chilometrica in base a diverse variabili, a partire dal tipo di veicolo utilizzato e, naturalmente, dalla distanza percorsa.
Ma cos’è esattamente l’indennità chilometrica e che cosa comprende il rimborso chilometrico? A chi spetta e quando? Come avviene il calcolo e come si utilizzano le Tabelle ACI? In questo articolo risponderemo a queste e altre domande per fornire una panoramica del mondo della gestione del rimborso chilometrico ai dipendenti.

Cos’è l’indennità chilometrica e che cosa comprende

L’indennità chilometrica è la somma di denaro che un’azienda eroga ai dipendenti o collaboratori per risarcirli delle spese auto sostenute durante lo svolgimento dell’attività lavorativa. Questo rimborso, non soggetto a tassazione e detraibile, è versato dal datore di lavoro direttamente in busta paga al dipendente che utilizza il proprio veicolo (di proprietà o a noleggio) per recarsi in trasferta. Naturalmente, l’indennità chilometrica contribuisce a tutti gli effetti a definire il costo del personale dipendente.

Se il dipendente utilizza mezzi di trasporto pubblici come autobus, treno o aereo, ha diritto a un rimborso spese, che viene erogato previa presentazione dei biglietti o titoli di viaggio acquistati e compilazione della relativa nota spesa.

Lo stesso vale in realtà per tutte le altre spese che il dipendente potrebbe dover sostenere quotidianamente nel corso della trasferta. Parcheggi e pedaggi autostradali, ad esempio, non sono inclusi nel rimborso chilometrico che comprende infatti solo i costi diretti di utilizzo del veicolo, carburante in primis.

A chi e quando si applica l’indennità chilometrica

Ora che abbiamo chiarito cosa si intende per rimborso spese chilometriche passiamo a delimitare l’ambito di applicazione di questa indennità.

Le indennità chilometriche si applicano a diverse categorie di lavoratori, inclusi dipendenti, amministratori, soci e personale esterno con contratti di collaborazione, anche occasionali.

In generale, il rimborso chilometrico è previsto per queste tipologie di lavoratori quando si spostano in luoghi diversi dalla sede abituale per svolgere mansioni per conto dell’azienda, utilizzando un mezzo di proprietà o a noleggio. Non è necessario, infatti, che il dipendente sia il proprietario del veicolo; è sufficiente che abbia la disponibilità del mezzo, come nel caso di un noleggio effettuato a proprio nome.

Calcolo del rimborso chilometrico: come funziona?

Il calcolo del rimborso chilometrico è una questione cruciale. Per determinare l’importo dovuto al lavoratore, l’azienda deve considerare diversi elementi: la distanza percorsa, il tipo di veicolo utilizzato e il costo chilometrico specifico del mezzo.

Le Tabelle ACI, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale, forniscono i parametri necessari per questo calcolo, organizzate per categorie di veicoli come autovetture a gasolio, a benzina, motocicli, autocaravan, e così via. Attraverso queste tabelle è possibile scoprire il cosiddetto costo chilometrico per ciascun identificato per modello, marchio e serie.

Per effettuare il calcolo, dell’indennità chilometrica è fondamentale infatti avere informazioni dettagliate sul veicolo utilizzato, nello specifico:

• Tipo (auto o moto),
• Modello e serie,
• Tipo di alimentazione.

Una volta raccolte queste informazioni, è possibile individuare il costo chilometrico corrispondente nella tabella ACI appropriata. Calcolare il rimborso chilometrico è quindi semplice: basta moltiplicare il costo km per il numero di chilometri dichiarati dal dipendente nella richiesta di rimborso.

Tuttavia, è importante ricordare che l’azienda ha due opzioni per determinare il costo chilometrico:

• Riconoscere solo i costi proporzionali, rendendo il rimborso interamente deducibile (se il veicolo rientra nella categoria dei 17 cavalli fiscali per benzina o 20 per diesel).
• Riconoscere sia i costi proporzionali che una parte dei costi non proporzionali, con criteri basati sull’utilizzo personale e lavorativo del veicolo. Questo può essere calcolato tramite la suddivisione dei chilometri tra uso lavorativo e privato o in base al rapporto tra i giorni di trasferta e quelli di utilizzo privato.

I compiti dell’azienda

Una volta ricevuta la richiesta di rimborso chilometrico da parte del lavoratore, l’azienda deve naturalmente svolgere una serie di attività e controlli, cominciando da:

• Verificare i dati inseriti per assicurarsi che siano corretti e completi.
• Calcolare il costo chilometrico, ossia l’importo da corrispondere al dipendente.
• Accettare o rifiutare la richiesta presentata in base alle regole e ai criteri aziendali
• Liquidare il rimborso chilometrico aggiungendolo alla busta paga del dipendente.

Per un responsabile HR, questi compiti amministrativi si sommano a molti altri che finiscono presto per prendere il sopravvento sulle attività che potrebbero rivelarsi a maggior valore aggiunto, ovvero su tutte quelle attività legate alla valorizzazione delle risorse umane. Quindi, perché non liberare i responsabili HR da compiti che possono essere digitalizzati per ridurre tempi e sforzi che non apportano valore aggiunto?

App MyNet aiuta le imprese a semplificare questo processo permettendo a responsabili e manager di ricevere direttamente dall’App notifiche in tempo reale riguardo alle richieste di rimborso chilometrico dei dipendenti. Questo consente di controllare i dati e decidere rapidamente se approvare o rifiutare la richiesta, riducendo notevolmente gli sforzi necessari per la gestione dei rimborsi chilometrici all’interno dell’azienda.

Come funziona la tassazione del rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico, una volta determinato, deve essere quindi versato nella busta paga del dipendente.

La disciplina fiscale e contributiva relativa all’indennità chilometrica è regolata dall’articolo 51 del TUIR. In base a questa normativa, i rimborsi delle spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto per trasferte fuori del territorio comunale non concorrono a formare reddito.

Il regime fiscale del rimborso chilometrico dipende insomma dal luogo della trasferta. Secondo la Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997 infatti:

• Per le trasferte all’interno del comune della sede abituale di lavoro, il rimborso chilometrico concorre a formare il reddito, non è deducibile, ed è tassato come il resto del reddito.
• Per le trasferte extracomunali, il rimborso non è tassato se calcolato secondo i coefficienti delle tabelle ACI ed è deducibile.
• Se la trasferta ha quale punto di partenza la residenza del dipendente e non la sede, e la distanza è maggiore rispetto a quella tra il luogo della trasferta e la sede aziendale, il rimborso è tassabile contribuendo alla formazione del reddito.

Per poter dedurre il rimborso chilometrico, è necessario assicurarsi che la vettura non superi i limiti di 17 cavalli fiscali per alimentazione a benzina e 20 per diesel.

L’eccezione: il tragitto casa-lavoro

Nella maggior parte dei casi, i lavoratori non ricevono alcun rimborso per il quotidiano tragitto casa-lavoro e viceversa.

Tuttavia, la Corte di giustizia dell’Unione Europea ha introdotto un’eccezione per i lavoratori privi di una sede fissa di lavoro, come agenti di commercio o addetti alle consegne. Questi lavoratori non solo non hanno una sede fissa, ma spesso nemmeno un itinerario definito per svolgere le proprie mansioni.

Secondo la normativa europea, in questi casi specifici, è obbligatorio retribuire in busta paga anche le ore dedicate al tragitto casa-lavoro e lavoro-casa.

Ma ci sono due importanti differenze rispetto al rimborso chilometrico:

• Tassazione: mentre il rimborso chilometrico è esente da imposte, le somme ricevute per il tragitto casa-lavoro sono tassate come il resto della retribuzione.
• Modalità di calcolo: a differenza del rimborso chilometrico, il calcolo per determinare l’importo del tragitto casa-lavoro è semplice. Questo pagamento rientra nella retribuzione oraria del dipendente. Basta conoscere l’orario di partenza e di arrivo del lavoratore e applicare la tariffa oraria concordata. Così si ottiene l’importo da versare in busta paga, incluso il tragitto casa-lavoro.

Conclusione

Come abbiamo visto, la disciplina delle indennità chilometriche è regolamentata dalle Tabelle ACI, ma questo non toglie la necessità, da parte del dipendente, di compilare il modulo di rimborso chilometrico per il calcolo esatto della somma dovuta.

Esattamente come accade con la timbratura del cartellino, anche questa pratica tende a generare non pochi problemi. Gestire manualmente questi processi amplifica naturalmente le possibilità di commettere un errore: inserire delle voci di costo sbagliate in nota spese o nel modulo rimborso chilometrico porta alla necessità di compiere revisioni e dedicare all’attività più tempo del dovuto.

Una soluzione smart per semplificare la gestione dei processi di rimborso chilometrico è infatti quella della digitalizzazione. App MyNet rende disponibile alle imprese un modulo dedicato chiamato Nota Spese che si occupa proprio di automatizzare alcune delle procedure più complesse quando si tratta di gestire la fase di rimborso. Ad esempio, con il modulo Nota Spese i dipendenti e i manager HR possono dire addio ai giustificativi cartacei e fare affidamento sulle versioni digitali: ai dipendenti basta infatti fotografare gli scontrini per vedere la nota spesa automaticamente compilata e pronta per passare ai responsabili.

Nello specifico, MyNet consente di:

• Calcolare automaticamente i costi associati alla distanza chilometrica percorsa
• Configurare il fattore di conversione per km a seconda del singolo utente o di gruppi predefiniti a seconda delle policy interne

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