Guida alla strategia di workforce planning: la pianificazione delle risorse umane per il successo aziendale

Al giorno d’oggi le aziende sanno che la competizione è più forte che mai. Ecco perché da tempo la gestione e pianificazione efficace delle risorse umane si è trasformata in una delle chiavi principali per il successo delle imprese, che appunto grazie al proprio capitale umano hanno modo di crescere, innovare e raggiungere sempre più alti obiettivi di business.
Il workforce planning, o pianificazione della forza lavoro, è il processo strategico che assicura all’azienda le persone giuste, con le competenze adeguate, al momento opportuno. È un’attività che può avere una prospettiva operativa (gestione immediata di turni, sostituzioni, fabbisogni urgenti) oppure strategica, quando guarda al lungo termine e si allinea agli obiettivi di crescita e trasformazione del business.

Attraverso un piano strutturato di workforce planning – o pianificazione del personale – le organizzazioni possono rispondere a domande fondamentali: quali competenze sono oggi presenti in azienda? Quali mancano per sostenere gli obiettivi futuri? Come distribuire al meglio il carico di lavoro e quali ruoli risultano davvero chiave per la continuità operativa? Un approccio efficace alla pianificazione delle risorse umane permette di rendere il sistema aziendale più produttivo ed efficiente, migliorando sia la qualità del lavoro che la soddisfazione dei dipendenti.
Un approccio efficace alla pianificazione delle risorse umane, come vedremo in questo articolo, permette di rendere il sistema aziendale più produttivo ed efficiente, migliorando sia la qualità del lavoro che la soddisfazione dei dipendenti.

Workforce planning: cos’è e cosa si intende per gestione e pianificazione del personale

Il workforce planning – o pianificazione della forza lavoro – è il processo che permette alle aziende di garantire la giusta combinazione di persone, competenze e ruoli nel momento corretto. In altre parole, si tratta di una strategia che collega direttamente la gestione delle risorse umane agli obiettivi aziendali, assicurando efficienza e continuità operativa.

Questa pianificazione può avere due prospettive:

• Strategica, quando guarda al medio-lungo periodo e definisce come dovrà evolvere la forza lavoro per sostenere la crescita e l’innovazione aziendale.
• Operativa o tattica, quando si concentra sul breve termine, ad esempio per gestire sostituzioni, turni e necessità immediate di personale.

Il processo include vari aspetti, dal reclutamento alla retention dei dipendenti, passando per la formazione interna, la mobilià e gli incentivi. Oggi, sempre di più, viene supportato dall’utilizzo di HR analytics e strumenti digitali che consentono di analizzare dati in tempo reale, prevedere i fabbisogni futuri e rendere le decisioni più rapide e affidabili.

Nel complesso, quindi, la pianificazione strategica della forza lavoro, nota nel mondo anglofono anche come manpower planning, assicura che l’azienda disponga delle persone giuste, con le competenze adeguate, nei posti e nei momenti appropriati per raggiungere i propri obiettivi soddisfacendo tanto le esigenze produttive del business quando quelle personali dei dipendenti.

Gli obiettivi: a cosa serve il worforce planning?

Come abbiamo visto, una strategia di pianificazione della forza lavoro è essenziale per garantire che l’azienda disponga sempre del personale adeguato al raggiungimento dei propri obiettivi. Senza un workforce planning corretto, le imprese rischiano infatti di trovarsi in situazioni di sovra-organico, con inutili costi aggiuntivi da affrontare, oppure di carenza di personale, compromettendo la capacità di rispondere alle esigenze del mercato.

Gli obiettivi principali dell’organizzazione e pianificazione strategica della forza lavoro possono essere riassunti in alcuni punti chiave:

• Prevedere il fabbisogno futuro di personale: stimare quali e quante risorse saranno necessarie per sostenere la crescita, i nuovi progetti e l’evoluzione del business.
• Allineare persone, competenze e ruoli agli obiettivi aziendali, così da garantire la massima efficienza organizzativa.
• Gestire il turnover e pianificare la successione: identificare le posizioni chiave e predisporre piani di ricambio generazionale, valorizzando i talenti interni attraverso percorsi di crescita e sviluppo.
• Migliorare l’esperienza dei dipendenti e creare un ambiente di lavoro coinvolgente, che favorisca la retention e l’attrattività dell’azienda verso nuovi talenti.
• Rafforzare l’employer branding attraverso processi HR coerenti e orientati al benessere delle persone come abbiamo approfondito in questa intervista con cui abbiamo parlato qui con l’esperto Giuseppe Caliccia).
• Facilitare il recruiting e l’inserimento di nuove risorse, riducendo tempi e costi di selezione.

In breve? Il workforce o staff planning rende le aziende più efficienti, competitive e resilienti, ponendo le basi per una crescita sostenibile e per un miglioramento continuo delle performance organizzative.

I vantaggi di un workforce planning ben strutturato

Un piano di workforce planning efficace genera benefici sia per l’organizzazione sia per i dipendenti. I principali vantaggi possono essere raggruppati in alcune aree fondamentali:

• Allineamento tra business e HR: la pianificazione strategica del personale collega obiettivi aziendali e gestione delle risorse umane, garantendo che le competenze disponibili siano sempre coerenti con la direzione strategica.
• Efficienza operativa e flessibilità: l’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse riduce costi e sprechi, e rende più semplice reagire a picchi di lavoro o cambiamenti attraverso soluzioni come outsourcing, contratti temporanei o modelli di lavoro agili.
• Gestione dei talenti e continuità organizzativa: grazie a programmi di formazione, upskilling e reskilling, l’azienda può sviluppare le competenze interne e predisporre piani di successione per i ruoli chiave.
• Coinvolgimento e fidelizzazione: valorizzare le persone, offrire percorsi di crescita e migliorare l’esperienza lavorativa aumenta l’engagement e riduce il turnover, con effetti positivi anche sull’employer branding.
• Resilienza e capacità di adattamento: un workforce planning ben strutturato permette di rispondere rapidamente a cambiamenti del mercato o della domanda, mantenendo la continuità operativa anche in scenari imprevisti.
• Decisioni basate sui dati: l’uso di strumenti digitali e HR analytics consente di prevedere trend, monitorare KPI e pianificare in maniera più accurata, migliorando il processo decisionale.

Come fare pianificazione delle risorse umane: una guida

La pianificazione delle risorse umane può essere adattata alle specifiche esigenze e obiettivi di ciascuna azienda, seguendo diverse fasi che, nonostante le peculiarità di settore e posizione di mercato, presentano passaggi comuni. Queste fasi principali costituiscono la struttura portante per un’efficace pianificazione della forza lavoro e sono essenziali per garantire che l’azienda disponga delle risorse necessarie per raggiungere i propri obiettivi strategici.

Al centro di questo processo si trovano due attività fondamentali: l’analisi dell’offerta interna (le competenze e i ruoli oggi disponibili in azienda) e l’analisi della domanda futura (quali figure e capacità serviranno per sostenere i progetti e gli obiettivi di crescita). Dal confronto tra queste due dimensioni nasce l’individuazione del gap di competenze, che guiderà tutte le decisioni successive.

In questa breve guida, esploreremo le fasi fondamentali del workforce planning, fornendo una panoramica dei passaggi cruciali che ogni azienda dovrebbe considerare per pianificare in modo efficiente la propria forza lavoro.

Workforce planning: definizione della strategia e analisi della forza lavoro

DEFINIZIONE DELLA STRATEGIA

Per avviare un processo di workforce planning è necessario partire dalle basi. Nello specifico, si tratta di definire una strategia chiara, che allinei gli obiettivi di medio-lungo termine dell’organizzazione con le caratteristiche necessarie del personale per raggiungerli. Questo richiede un confronto diretto tra management e area HR, così da comprendere come la gestione delle persone possa supportare concretamente la direzione di business.

In questa fase diventa importante valutare non solo i piani futuri dell’azienda, ma anche i fattori interni ed esterni che potrebbero influenzarne lo sviluppo: dinamiche di mercato, innovazioni tecnologiche, normative, trend demografici e sociali, solo per citarne alcuni. Integrare queste variabili nella strategia significa adottare un approccio realmente predittivo e data-driven, in grado di guidare le decisioni con maggiore consapevolezza.

ANALISI DELL’ATTUALE FORZA LAVORO

Il passo successivo coincide con l’analisi approfondita dell’attuale forza lavoro, sia all’interno che all’esterno dell’azienda, e della sua evoluzione nel tempo. Per cominciare, è buona prassi definire il profilo dei dipendenti considerando età, tipologia contrattuale, posizione, livello di performance e competenze. Accanto a questi elementi quantitativi, diventa rilevante osservare anche aspetti qualitativi come la diversità (leggi qui per approfondire il tema del diversity management), l’inclusione e il livello di engagement.

Questa analisi non si limita a una fotografia statica: attraverso lo studio dei trend storici — ad esempio tassi di turnover, mobilità interna e crescita delle competenze — l’azienda può ottenere una visione più chiara della propria forza lavoro e delle dinamiche che la caratterizzano. In questo modo si identificano sia le posizioni chiave sia quelle più difficili da ricoprire, si rilevano eventuali criticità legate alla distribuzione del personale e si raccolgono dati preziosi per definire gli interventi futuri.

ANALISI DELLA DOMANDA FUTURA

Un altro passaggio chiave del workforce planning riguarda la previsione della domanda futura di personale. L’obiettivo è stimare quante e quali risorse saranno necessarie per sostenere la crescita, rispondere ai cambiamenti del mercato e garantire continuità operativa. Questa fase permette di trasformare gli obiettivi di business in fabbisogni concreti di competenze e professionalità.

La domanda futura non riguarda soltanto il numero di dipendenti, ma anche la loro distribuzione per funzioni, reparti e livelli di seniority. Vanno considerati fattori come l’introduzione di nuove tecnologie, l’espansione su nuovi mercati, la stagionalità della domanda, i picchi produttivi o le possibili riorganizzazioni aziendali.

Sempre più spesso, per rendere queste previsioni affidabili, le aziende si avvalgono di modelli di workforce forecasting e strumenti di HR analytics, che permettono di simulare diversi scenari e di individuare per tempo potenziali criticità. L’analisi della domanda futura diventa così la base di confronto con l’offerta interna di competenze, preparando il terreno alla successiva individuazione dei gap.

Workforce planning: analisi dei requisiti desiderati e del divario di competenze

ANALISI DEI REQUISITI DESIDERATI

Nel contesto del workforce planning, è poi fondamentale esaminare i requisiti attuali e futuri del personale in relazione ai piani strategici di business, alla direzione aziendale e alle potenziali evoluzioni nei processi, nell’organizzazione del lavoro e nell’adozione di nuove tecnologie. A questo punto del processo, dovrebbe insomma essere possibile analizzare l’operatività interna e identificare esigenze specifiche, dall’introduzione di nuovi strumenti all’acquisizione di nuove competenze.

Sempre più spesso questa fase si avvale di strumenti di HR analytics e scenario planning, che consentono di stimare in modo più accurato le competenze necessarie per affrontare diversi scenari futuri. D’altronde, l’uso dei dati rende il processo meno soggettivo e più predittivo, migliorando la qualità delle decisioni.

ANALISI DEL GAP DI COMPETENZE

A partire dalla consapevolezza della situazione attuale e delle prospettive future, lo step successivo del workforce planning conduce all’identificazione del divario tra le competenze attuali della forza lavoro e quelle necessarie per il futuro. Questa analisi del gap di competenze permette di comprendere l’impatto del divario sulle prestazioni aziendali e di stabilire le priorità per gli interventi.

Individuare i gap è fondamentale per capire quali profili rischiano di diventare scoperti e quali competenze strategiche non sono ancora presidiate. In questo modo, il workforce planning non fotografa solo il presente, ma diventa uno strumento per prevenire criticità e guidare le scelte organizzative.

COLMARE IL GAP

Una volta identificato il divario, è necessario definire le azioni per colmarlo. Le strategie possono includere:

• Recruiting mirato di nuovi talenti con competenze specifiche.
• Upskilling e reskilling dei dipendenti già presenti in azienda.
• Piani di successione per garantire continuità nei ruoli chiave.
• Soluzioni di flessibilità organizzativa, come outsourcing o contratti temporanei, per rispondere con rapidità a fabbisogni imprevisti.

L’approccio più efficace nasce quasi sempre da una combinazione di queste leve, calibrata sugli obiettivi aziendali e sul contesto di mercato.

Il monitoraggio e ottimizzazione della strategia

L’ultima fase del processo di workforce planning, come per ogni buona strategia, consiste nel monitoraggio delle attività implementate e nell’ottimizzazione dei processi. A questo scopo, è necessario definire specifici indicatori chiave di performance (KPI) che verranno analizzati ciclicamente nel tempo, per valutare l’efficacia delle strategie adottate e il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Tasso di turnover, livello di engagement, tempo medio di copertura delle posizioni e ritorno sugli investimenti in formazione sono sicuramente gli indicatori più comuni da considerare ma non sono certo gli unici utilizzati dai tool di HR analytics.

Il monitoraggio costante dei KPI consente all’azienda di identificare tempestivamente eventuali lacune o inefficienze e di intervenire per massimizzare l’efficacia delle soluzioni adottate. Inoltre, data la dinamicità del mercato del lavoro e la crescente competitività del mercato di beni e servizi, il monitoraggio delle attività consente alle aziende di aggiornare anche le proprie strategie per far fronte ai cambiamenti in tempo reale.

Da dove iniziare

Compiere i primi passi nel mondo del workforce planning può sembrare complicato, ma è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Per semplificare quanto abbiamo visto fin qui, ecco alcuni dei passaggi chiave:

1. Definisci gli obiettivi aziendali: stabilisci obiettivi SMART, chiari e misurabili, per guidare la pianificazione della forza lavoro e orientare le decisioni strategiche.
2. Analizza le competenze chiave: identifica le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali e osserva l’attuale allineamento (o disallineamento) tra esigenze organizzative e competenze delle risorse umane.
3. Ottimizza l’allocazione delle risorse: assicurati che tutti i dipendenti siano allocati in modo efficiente così da massimizzare la produttività e ridurre gli sprechi.
4. Raccogli e analizza i dati: basati su dati oggettivi e rilevanti per prendere decisioni informate.
5. Prepara la crescita sostenibile: considera la formazione e lo sviluppo del personale come l’ingrediente fondamentale per la crescita sostenibile dell’impresa e non dimenticare di considerare gli imprevisti di mercato.

Il workforce planning richiede strumenti e metodi avanzati per analizzare dati e prevedere scenari futuri, ma nella quotidianità aziendale anche la gestione operativa delle risorse fa la differenza. In questo App MyNet diventa un alleato concreto: una piattaforma HR che centralizza informazioni, semplifica la comunicazione interna, digitalizza processi come timbrature e richieste di ferie e permessi, e contribuisce a migliorare l’engagement delle persone.

Vuoi scoprire come rendere più efficiente la gestione del personale e supportare i tuoi manager nelle attività di ogni giorno? Contattaci per saperne di più su MyNet.