Guida alla strategia di workforce planning: la pianificazione delle risorse umane per il successo aziendale

Al giorno d’oggi le aziende sanno che la competizione è più forte che mai. Ecco perché da tempo la gestione efficace delle risorse umane si è trasformata in una delle chiavi principali per il successo delle imprese, che appunto grazie al proprio capitale umano hanno modo di crescere, innovare e raggiungere sempre più alti obiettivi di business.
Ed è proprio attraverso la pianificazione strategica della forza lavoro, o workforce planning, che le organizzazioni possono ora ottimizzare la composizione e la distribuzione delle proprie risorse. Quali sono le competenze attualmente presenti in azienda? Quali mancano per rispondere agli obiettivi di medio e lungo termine? Come può descriversi la distribuzione del carico di lavoro e quali posizioni sono davvero chiave per il funzionamento dell’impresa?  Attraverso il workforce planning, come vedremo in questo articolo, è possibile trovare risposta a queste e molte altre domande, così da poter rendere il sistema aziendale più produttivo ed efficiente, sia migliorando la qualità del lavoro che la soddisfazione dei dipendenti.

Cosa si intende per workforce planning o pianificazione del personale

Il workforce planning, o pianificazione della forza lavoro, comprende tutte le attività strategiche volte a organizzare la forza lavoro in modo che la gestione delle risorse umane sia perfettamente allineata con gli obiettivi e le esigenze aziendali.

Questo processo include vari aspetti, dal reclutamento alla retention dei dipendenti, passando per la formazione interna e gli incentivi. L’obiettivo principale del workforce planning è garantire che le aziende dispongano delle persone giuste, con le competenze adeguate, nei posti e nei momenti appropriati per raggiungere al meglio gli obiettivi a breve e lungo termine.

Nel complesso, quindi, la pianificazione della forza lavoro è un processo attraverso il quale le organizzazioni possono assicurarsi la presenza del capitale umano necessario per operare in modo efficace sia nel presente che nel futuro. Attraverso il workforce planning è possibile, infatti, analizzare le competenze esistenti e quelle ancora da acquisire, valutare le attività e le capacità delle risorse operative e definire le azioni necessarie per soddisfare sia le esigenze produttive che quelle personali dei dipendenti, promuovendo una crescita sostenibile e virtuosa.

Gli obiettivi: a cosa serve il worforce planning?

Come abbiamo visto, una strategia di pianificazione della forza lavoro è essenziale per garantire che l’azienda disponga sempre del personale adeguato al raggiungimento dei propri obiettivi. Senza un workforce planning corretto, le imprese possono ritrovarsi con un numero di dipendenti eccessivo, affrontando così inutili costi aggiuntivi, o insufficiente, compromettendo la capacità di soddisfare le esigenze dei clienti.

La pianificazione strategica della forza lavoro è un processo che guarda al lungo termine e mira a garantire il raggiungimento di diversi obiettivi:

• L’allineamento tra persone, competenze, posizioni e tempistiche per il raggiungimento degli obiettivi di business.
• Il miglioramento dell’esperienza dei dipendenti, sia attuali che futuri.
• La creazione di un ambiente di lavoro piacevole e costruttivo, tanto efficiente quanto efficace, che aumenta l’attrattività dell’azienda e il coinvolgimento delle risorse umane impattando positivamente sull’employer branding (di cui abbiamo parlato qui con l’esperto Giuseppe Caliccia).
• La facilitazione della ricerca e inserimento di nuove risorse.

In breve? Il workforce planning rende le aziende più efficienti, competitive e pronte ad affrontare le sfide del mercato, garantendo una crescita sostenibile e un continuo miglioramento delle performance.

I vantaggi di un workforce planning ben strutturato

I benefici di una pianificazione del personale ben strutturata sono numerosi, sia per l’azienda che per i dipendenti. Vediamo quali sono i principali:

• Allineamento tra strategie HR e obiettivi di business: avviare una pianificazione strategica del personale sulla base dell’analisi dei dati richiede una stretta collaborazione tra i responsabili delle risorse umane e il management. Questo permette di comprendere come la strategia HR possa supportare gli obiettivi aziendali e quali competenze saranno necessarie per adattarsi ai vari scenari futuri.
• Pianificazione dei congedi lavorativi: identificare e sviluppare le competenze dei dipendenti per futuri ruoli di leadership permette di gestire efficacemente l’uscita del personale, minimizzando l’impatto sull’operatività aziendale.
• Efficiente allocazione delle risorse: collegare gli obiettivi aziendali con le necessità di competenze e professionalità consente agli HR manager di stabilire le priorità degli investimenti nel capitale umano, concentrandosi su programmi e azioni che generano il massimo valore per l’organizzazione.
• Ottimizzazione della gestione delle risorse umane: organizzare efficacemente il personale attraverso il workforce planning garantisce alle aziende la possibilità di utilizzare appieno le competenze, le conoscenze e le attitudini del proprio capitale umano, riducendo sprechi e migliorando la produttività.
• Aumento della resilienza aziendale: pianificare la forza lavoro in modo definito ma flessibile consente alle organizzazioni di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, alle richieste dei clienti e agli imprevisti.
• Miglioramento delle performance aziendali: allineare la gestione dele risorse umane con gli obiettivi aziendali permette alle organizzazioni di ottenere risultati migliori.
• Attrazione e fidelizzazione dei talenti: includere nel workforce planning le opportunità di sviluppo professionale e creare un ambiente di lavoro sereno aiuta ad attrarre talenti qualificati e riduce il turnover del personale.
• Riduzione dei costi: pianificare accuratamente la forza lavoro aiuta a evitare eccessi o carenze di personale, riducendo i costi aziendali.

Miglioramento della cultura aziendale: prestare la giusta attenzione ai dipendenti consente di creare una cultura aziendale positiva, in cui le persone si sentono valorizzate, supportate e parte integrante del successo dell’organizzazione.

Come fare pianificazione delle risorse umane: una guida

La pianificazione delle risorse umane può essere adattata alle specifiche esigenze e obiettivi di ciascuna azienda, seguendo diverse fasi che, nonostante le peculiarità di settore e posizione di mercato, presentano passaggi comuni. Queste fasi principali costituiscono la struttura portante per un’efficace pianificazione della forza lavoro e sono essenziali per garantire che l’azienda disponga delle risorse necessarie per raggiungere i propri obiettivi strategici.

In questa breve guida, esploreremo le fasi fondamentali del workforce planning, fornendo una panoramica dei passaggi cruciali che ogni azienda dovrebbe considerare per pianificare in modo efficiente la propria forza lavoro.

Workforce planning: definizione della strategia e analisi dell’attuale forza lavoro

DEFINIZIONE DELLA STRATEGIA

Per avviare un processo di workforce planning è necessario partire dalle basi. Nello specifico, si tratta di definire una strategia chiara, che allinei gli obiettivi di medio-lungo termine dell’organizzazione con le caratteristiche necessarie del personale per raggiungerli. Per fare ciò dovrà essere svolta un’attenta valutazione sia dei piani futuri dell’azienda sia dei fattori interni ed esterni che potrebbero influenzarne lo sviluppo.

ANALISI DELL’ATTUALE FORZA LAVORO

Il passo successivo coincide con l’analisi approfondita dell’attuale forza lavoro, sia all’interno che all’esterno dell’azienda, e della sua evoluzione nel tempo. Per cominciare, è buona prassi definire il profilo dei dipendenti considerando età, tipologia contrattuale, posizione, livello di performance e competenze.

Una volta definita la strategia e analizzata l’attuale forza lavoro, ecco che diventa possibile valutare fino in fondo quanto l’attuale capitale umano sia allineato alle esigenze aziendali in termini di competenze, attitudini, distribuzione interna o anzianità.

Durante questa fase del workforce planning si riescono così a identificare tanto le posizioni chiave tanto quelle più difficili da ricoprire, si rilevano eventuali criticità legate al turnover del personale e si osserva oggettivamente la distribuzione della forza lavoro e del carico. Questo, naturalmente, si fa estremamente prezioso per ipotizzare interventi mirati che supportino il raggiungimento degli obiettivi aziendali e migliorino la gestione delle risorse umane.

Workforce planning: analisi dei requisiti desiderati e del divario di competenze

ANALISI DEI REQUISITI DESIDERATI

Nel contesto del workforce planning, è poi fondamentale esaminare i requisiti attuali e futuri del personale in relazione ai piani strategici di business, alla direzione aziendale e alle potenziali evoluzioni nei processi, nell’organizzazione del lavoro e nell’adozione di nuove tecnologie. A questo punto del processo, dovrebbe insomma essere possibile analizzare l’operatività interna e identificare esigenze specifiche, dall’introduzione di nuovi strumenti all’acquisizione di nuove competenze.

Attraverso questa analisi, l’azienda può prepararsi a soddisfare le richieste future, garantendo che le competenze dei dipendenti siano allineate con gli obiettivi strategici.

ANALISI DEL GAP DI COMPETENZE

A partire dalla consapevolezza della situazione attuale e delle prospettive future, lo step successivo del workforce planning conduce all’identificazione del divario tra le competenze attuali della forza lavoro e quelle necessarie per il futuro. Questa analisi del gap di competenze permette di comprendere l’impatto del divario sulle prestazioni aziendali e di stabilire le priorità per gli interventi. Che si tratti di implementare nuove politiche e processi, intraprendere un percorso di selezione del personale o avviare programmi di formazione interna, in questa fase sarà possibile identificare gli impatti di ciascuna azione sulla forza lavoro e sull’azienda e delineare il piano di attività da intraprendere per allineare le esigenze e colmare il divario.

Il monitoraggio e ottimizzazione della strategia

L’ultima fase del processo di workforce planning, come per ogni buona strategia, consiste nel monitoraggio delle attività implementate e nell’ottimizzazione dei processi. A questo scopo, è necessario definire specifici indicatori chiave di performance (KPI) che verranno analizzati nel tempo per valutare l’efficacia delle strategie adottate e il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Il monitoraggio costante dei KPI consente all’azienda di identificare tempestivamente eventuali lacune o inefficienze e di intervenire per massimizzare l’efficacia delle soluzioni adottate. Inoltre, data la dinamicità del mercato del lavoro e la crescente competitività del mercato di beni e servizi, il monitoraggio delle attività consente alle aziende di aggiornare anche le proprie strategie per far fronte ai cambiamenti in tempo reale.

Da dove iniziare

Compiere i primi passi nel mondo del workforce planning può essere complicato ma è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Per semplificare quanto abbiamo visto fin qui, ecco alcuni dei passaggi chiave:

1. Definisci gli obiettivi aziendali: stabilisci obiettivi SMART, chiari e misurabili, per guidare la pianificazione della forza lavoro e orientare le decisioni strategiche;
2. Analizza le competenze chiave: identifica le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali e osserva l’attuale allineamento (o disallineamento) tra esigenze organizzative e competenze delle risorse umane;
3. Ottimizza l’allocazione delle risorse: assicurati che tutti i dipendenti siano allocati in modo efficiente così da massimizzare la produttività e ridurre gli sprechi;
4. Raccogli e analizza i dati: basati su dati oggettivi e rilevanti per prendere decisioni informate;
5. Prepara la crescita sostenibile: considera la formazione e lo sviluppo del personale come l’ingrediente fondamentale per la crescita sostenibile dell’impresa e non dimenticare di considerare gli imprevisti di mercato.

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