Semplifica la gestione dei lavoratori in ufficio, smart working o fuori sede con un software rilevatore presenze

La storia della gestione e rilevazione delle presenze sul posto di lavoro ha radici che arrivano alla fine dell’Ottocento. I primi sistemi di timbratura aziendali, come l’orologio marcatempo inventato da Willard Le Grand Bundy nel 1894, erano strumenti meccanici che registravano l’orario di ingresso e uscita dei dipendenti su cartellini di carta.
Con il passare del tempo, questi sistemi si sono evoluti adattandosi via via alle nuove tecnologie e innovazioni del momento: dai badge magnetici agli scanner di codici a barre, fino ai moderni sistemi software di gestione presenze come MyNet.​
Adottare un software di rilevazione presenze oggi non significa solo automatizzare la timbratura del cartellino, digitalizzando un processo che potrebbe altrimenti essere soggetto a molteplici errori umani, ma anche avere una panoramica in tempo reale delle presenze e della distribuzione del personale nelle diverse aree aziendali così come poter accedere e generare report dettagliati. Ciò, sia per comunicare al meglio i dati alla piattaforma payroll in uso sia per permettere ai manager di analizzare quante ore sono state dedicate ai lavori in specifici cantieri, solo per fare un esempio.
In questo articolo approfondiremo le funzionalità di Timbratore, il modulo che rende MyNet un software rilevatore di presenze dei dipendenti estremamente pratico e facile da usare per tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole.

Il modulo Timbratore per il software rilevatore di presenze

Ogni fine mese è sempre (o quasi) la stessa storia: l’HR manager si trova di fronte una montagna di timbrature da controllare. Alcune sono assenti, altre sono sbagliate, e il caos regna sovrano. Ecco allora che diventa necessario contattare singolarmente i dipendenti per chiarire le discrepanze, perdendo ore preziose che potrebbero essere dedicate ad attività più strategiche.

E quanto è complesso tracciare le presenze di dipendenti che si spostano continuamente tra diverse sedi aziendali, clienti o punti vendita, o ancora degli operai che lavorano in cantieri sparsi in varie località?

Per rispondere alle esigenze di tutte le imprese, che in fondo desiderano soltanto un modo più pratico ed efficace di rilevare le presenze dei dipendenti, MyNet integra tra i moduli disponibili Timbratore. Una soluzione, come vedremo, che ha proprio lo scopo di digitalizzare la timbratura del cartellino da parte del personale rendendo il monitoraggio delle presenze un’operazione decisamente più efficace e a prova d’errore.

La soluzione ai problemi comuni di rilevazione presenze

Timbratore è uno strumento che consente alle imprese di sfruttare tutti i vantaggi della timbratura digitale per permettere al personale di registrare la propria presenza direttamente dal cellulare, eliminando la necessità di badge fisici o cartellini di carta.

Se da un lato questo rappresenta di certo un’ottima soluzione per l’azienda, che può finalmente dire addio al costo di manutenzione e mantenimento dei sistemi di timbratura fisica, lo stesso si può dire per i dipendenti. Lavorare in ufficio, in smart working o in trasferta non rappresenta più una difficoltà in termini di timbratura, considerando che per registrare la presenza basta il proprio smartphone.

La rilevazione presenze tramite geolocalizzazione

Il modulo Timbratore di MyNet offre la funzionalità di geolocalizzazione che consente di rilevare la posizione esatta dei dipendenti al momento della timbratura. Questa caratteristica è particolarmente utile per le aziende che hanno personale itinerante, come tecnici di manutenzione, rappresentanti di vendita o operai edili. La geolocalizzazione assicura infatti che i dipendenti siano effettivamente nel luogo di lavoro designato quando timbrano, migliorando la trasparenza e riducendo le possibilità di frode.

Tra i vantaggi chiave della geolocalizzazione possiamo citare quindi:

• La certezza della presenza: con la timbratura geolocalizzata la timbratura, per essere accettata, deve necessariamente avvenire nel luogo corretto.
• La sicurezza: conoscere la posizione e la distribuzione del personale rende più semplice garantirne la sicurezza semplificando le attività del responsabile della sicurezza.
• La gestione delle trasferte: la timbratura da cellulare supporta la gestione ottimale di tutti i dipendenti, anche quelli che lavorano in diverse sedi, sono in trasferta o sono soliti muoversi con frequenza tra i diversi clienti.

La rilevazione presenze tramite QR Code

Un’altra funzionalità del software rilevazione presenze MyNet è l’uso dei QR code per la timbratura. I dipendenti possono semplicemente scansionare un codice QR attivando la telecamera dello smartphone per registrare la propria presenza.

Ma come funziona esattamente?

Il QR Code è un codice univocamente associato ad uno spazio (una sala riunioni, un reparto, un cantiere o quant’altro) che l’azienda può realizzare per identificare precisi luoghi in cui la timbratura è effettivamente ammessa. Infatti, al QR code possono essere associati anche parametri di geolocalizzazione, la latitudine e la longitudine, per definire con ancor più precisione le aree di timbratura.

Tra i vantaggi dell’uso del QR Code rientrano:

• La semplicità: i dipendenti possono timbrare la propria presenza semplicemente inquadrando il QR Code creato dall’azienda.
• La flessibilità: considerato che non esiste un numero massimo di QR Code realizzabili, le aziende possono identificare con estrema precisione diversi spazi e ambienti e garantire una timbratura veloce.

Il gestionale presenze? Rende più semplice la gestione delle anomalie

Come abbiamo visto in apertura, il controllo delle corrette timbrature, l’eventuale ricerca della giustificazione non inserita a sistema o della timbratura mancante sono alcune delle attività che portano gli HR Manager a dedicare alla gestione delle presenze molto tempo che potrebbe essere investito, in modo più strategico, su altre attività, come la formazione dei dipendenti.

Proprio per evitare che l’errore finisca per essere individuato e individuabile solo a fine mese, Timbratore integra un sistema per la gestione immediata delle anomalie. Di fatto, Timbratore è in grado di riconoscere eventuali anomalie e segnalarle in tempo reale ai dipendenti, adottando un intuitivo sistema a semaforo per distinguere tra anomalie soft (come i ritardi, in giallo) e le anomalie hard (come le mancate timbrature, in rosso).

Questo sistema consente ai dipendenti di gestire immediatamente l’anomalia compilando un form associato al problema in cui inserire la causale e inviandolo all’ufficio HR con un click.  Segnalando la ricezione di un form, il software rilevazione presenze consente così ai responsabili di poter affrontare il problema inserendo a sistema le giuste correzioni.

Com’è evidente, una soluzione di questo tipo non solo permette di ridurre il tempo necessario per identificare e correggere gli errori migliorando la precisione dei dati relativi le presenze (fondamentali ai fini della generazione delle buste paga), ma assicura anche massima trasparenza nei confronti dei dipendenti.

Gestire al meglio le presenze: reportistica e integrazioni del software rilevatore presenze

Uno dei punti di forza del modulo Timbratore è la sua capacità di fornire ai manager report dettagliati e personalizzabili. Si tratta di report utili ad avere una visione completa delle ore lavorate, delle assenze e dei ritardi dei dipendenti, ma non solo. Per molte realtà, un software con rilevamento delle presenze è la soluzione ideale per semplificare il lavoro dei responsabili di sicurezza, permettendo di accedere alla distribuzione in tempo reale delle risorse all’interno delle aree aziendali e di tutte le aree di lavoro. Senza dimenticare poi che garantire a diversi spazi di lavoro QR code specifici rende possibile poi rendicontare con maggior attenzione il tempo dedicato a specifici progetti, attività o lavori. Basti pensare alla possibilità di creare QR Code legati a specifici cantieri con cui monitorare le presenze e le ore di lavoro degli operai, così come QR Code legati alla sala riunioni per analizzare quanto tempo viene generalmente richiesto per la gestione collettiva dei progetti.

A completare MyNet in quanto software rilevatore delle presenze dei dipendenti concorre poi la perfetta integrazione del modulo Timbratore con quello denominato Ticket HR, cui funzionalità consiste nella semplificazione del processo di richiesta ferie e permessi da parte dei collaboratori.

Insomma, Ticket HR consente di inserire automaticamente i giustificativi e migliorare l’efficienza di Timbratore, rendendo ancor più semplice e veloce portare a termine export dinamici adatti per rispondere alle specifiche esigenze dei vari sistemi payroll.

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