Gestione digitale delle note spesa
- Gestione automatica delle note spesa a partire dalla fotografia del documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta, etc)
- Dematerializzazione dei documenti cartacei a supporto delle spese, estrapolazione automatizzata dei dati di interesse integrazione con gestionali HR e amministrativi
- Visualizzazione in App di un calendario dedicato agli utenti con la panoramica delle proprie richieste di rimborso
- Possibilità per l’utente di seguire l’iter approvativo delle richieste attraverso un facile sistema a colori che indica le richieste approvate (in verde) e quelle con problematiche da risolvere (in rosso)
- Libertà, dal Back Office, di definire i campi di dettaglio compilabili per il giustificativo
- Gestione delle spese in valuta estera
- Elimina tutta l’attività dell’ufficio amministrativo e hr di data entry deve di fatto solo approvare le varie richieste
Rimborsi chilometrici e approvazione real-time
- Possibilità di scegliere tra i giustificativi resi disponibili dall’azienda
- Calcolo automatico dei costi associati alla distanza chilometrica percorsa
- Possibilità di configurare, dal Back Office, il fattore di conversione per km a seconda del singolo utente o di gruppi predefiniti a seconda delle policy interne
- Monitoraggio in real time delle note spesa inviate dagli utenti
- Dal Back Office, facile approvazione, rifiuto o modifica delle richieste di rimborso degli utenti
Conservazione digitale e report
- Eliminazione totale dei documenti cartacei
- Conservazione digitale dei documenti di spesa a garanzia delle parti e a fini fiscali secondo le regole di conservazione digitale
- Report in formato pdf con le specifiche delle spese e dei documenti fotografati associati disponibile per ogni utente
- Documento riepilogativo a fine mese riservato agli amministratori con le note spesa inserite da tutto il personale
- Integrazione del modulo con eventuali gestionali payroll già in uso in azienda
COSA PERMETTERE DI FARE
Il Back Office
- Possibilità di associare alle note spesa uno o più livelli approvativi
- Libertà di approvare, rifiutare o modificare le richieste rimborso degli utenti
- Facile creazione delle diverse categorie e sottocategorie di spesa con relative policy
- Possibilità di definire i giustificativi da rendere disponibili in App ai dipendenti
- Libertà di creare gruppi predefiniti di utenti a cui applicare le medesime policy
- Possibilità di definire un importo massimo di spesa o un numero massimo di giustificativi apribili per una data categoria al giorno
- Possibilità di integrare anche la parte dei pagamenti gestiti con carte di credito
L’USO DI NOTA SPESE
I clienti MyNet lo usano per
- Semplificare la gestione delle note spesa a fini fiscali
- Alleggerire il lavoro del reparto amministrativo
- Monitorare in tempo reale le richieste rimborso degli utenti
- Eliminare la necessità di conservare documenti di spesa cartacei e gestire documenti scoloriti, illeggibili, persi etc
- Automatizzare il conteggio dei rimborsi chilometrici configurando il fattore di conversione per chilometri a seconda degli utenti e delle policy a loro riservate
- Gestione delle spese in valuta estera, con limiti d’acquisto impostati dal manager per gruppi o per singolo utente
- L’utente non deve conservare gli scontri e dedicare del tempo per la nota spese, tutto viene gestito in tempo reale
